Quản lý quy trình hoạt động của cộng đồng hiệu quả

Sử dụng bài học Quản lý quy trình hoạt động của cộng đồng hiệu quả này để:

Quản lý quy trình hoạt động để điều hành cộng đồng của bạn một cách hiệu quả.

Giới thiệu

Cộng đồng của bạn hoạt động nhờ nỗ lực tổng hợp từ những người đang tuân theo các quy trình và xác định chiến lược. Để điều hành cộng đồng một cách hiệu quả, hãy đảm bảo xác định rõ ràng, tài liệu hóa và chia sẻ các chiến lược và quy trình với nhóm của bạn. Các nhà quản lý cộng đồng xác định quy trình hoạt động để quản lý cộng đồng của họ một cách hiệu quả và hiệu quả.

Việc xác định và ghi lại quy trình công việc sẽ giúp bạn sắp xếp cách thức hoàn thành công việc trong cộng đồng của bạn. Ví dụ: bạn có thể thiết lập các giao thức để phân loại phản hồi theo mức độ ưu tiên hoặc độ nhạy, thiết kế tài liệu bao gồm các tài nguyên quan trọng để tham gia tốt hơn các thành viên nhóm mới và xác định cam kết thỏa thuận cấp dịch vụ (SLA) để đặt thời gian phản hồi cho nhu cầu của cộng đồng.

Bạn có thể xây dựng quy trình hoạt động như thế nào?

Không phải tất cả các quy trình công việc cần được xác định trong một tài liệu chính. Bạn có thể sử dụng một nhóm các khuôn khổ hỗ trợ cùng nhau để tạo thành giao thức quy trình hoạt động của mình.

Dưới đây là một số ví dụ về tài liệu mà quy trình làm việc của bạn có thể xem xét:

Lưu đồ xác định một chuỗi các hoạt động.

Lưu đồ là sự trình bày trực quan các bước trong một quy trình và các quyết định cần thiết để thực hiện một quy trình. Bạn nên thiết lập quy trình cho từng quy trình quan trọng cần thiết để vận hành cộng đồng của mình, chẳng hạn như giao thức báo cáo khủng hoảng, chấp nhận và chào đón các thành viên mới vào cộng đồng và trình tự các bước để phê duyệt nội dung.

Định nghĩa về vai trò và trách nhiệm.

Biểu đồ có trách nhiệm, có trách nhiệm giải trình, được tư vấn và cung cấp thông tin (RACI), hoặc biểu đồ tương tự, có thể xác định vai trò và trách nhiệm. Biểu đồ RACI thường được hiển thị dưới dạng ma trận với danh sách các quy trình cùng với các thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm về chúng. Đó là một thực tiễn tốt để ánh xạ sơ đồ của bạn với biểu đồ RACI. Ví dụ: bạn có thể sử dụng biểu đồ RACI để xác định ai là đầu mối liên hệ khi bạn cần leo thang xung đột và ai sẽ chịu trách nhiệm giới thiệu thành viên mới.

Biểu đồ Gantt minh họa các mốc quan trọng trong trung và dài hạn.

Công cụ quản lý dự án này được sử dụng để lập kế hoạch cấp cao và có thể giúp bạn lên lịch, điều phối và theo dõi các nhiệm vụ cụ thể trong cộng đồng của bạn. Ví dụ: sử dụng nó để theo dõi các ngày mục tiêu cho các mốc quan trọng và các hoạt động hàng tuần mà bạn đang thực hiện để đạt được các mục tiêu cộng đồng của mình.

Lịch nội dung.

Trong khi biểu đồ Gantt minh họa các nhiệm vụ dài hạn, lịch nội dung có thể được chia nhỏ theo ngày, tuần và tháng. Lịch nội dung chỉ định nội dung bạn sẽ chia sẻ với cộng đồng của mình và khi nào.

Danh sách các câu hỏi thường gặp (FAQ).

Nhóm của bạn và các thành viên cộng đồng của bạn sẽ có nhiều câu hỏi thường xuyên xuất hiện. Tập hợp những câu thường được lặp lại nhất và viết ra câu trả lời cho chúng. Bạn có thể giới thiệu thành viên trong danh sách để tiết kiệm thời gian cho mình.

Một cuốn sách quản lý cộng đồng.

Trong một cuốn sổ tay, bạn có thể viết ra sứ mệnh, mục tiêu, giá trị và nguyên tắc của mình. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng tài liệu này để chia sẻ các mẹo và phương pháp hay nhất. Ví dụ: playbook của bạn có thể liệt kê lời khuyên của chuyên gia về cách tạo nội dung hấp dẫn và cách đo lường hiệu suất nội dung. Hỏi nhóm của bạn về những chủ đề mà họ muốn xem được đề cập trong sách hướng dẫn để tận dụng nó như một công cụ đào tạo.

*Quy trình hoạt động sẽ hỗ trợ bạn trong việc quản lý các công việc hàng ngày. Xem lại quy trình công việc của bạn theo thời gian để xem những gì cần được cập nhật dựa trên cách cộng đồng của bạn phát triển.

Chia sẻ tài liệu và quy trình làm việc của bạn với nhóm của bạn và đào tạo họ cách sử dụng tài liệu để điều hành cộng đồng của bạn một cách hiệu quả và hiệu quả.

Kiểm tra kiến ​​thức của bạn

Lực lượng cứu hộ thú cưng đang gặp một số vấn đề hoạt động trong cộng đồng. Họ cần sự giúp đỡ của bạn để giải quyết một danh sách các vấn đề mà họ đã xác định được. Bạn sẽ làm gì để giải quyết những vấn đề này?

Kết hợp một công cụ với vấn đề mà nó có thể giúp giải quyết.

 

Bài học chính:

  • Các nhà quản lý cộng đồng nên xác định các quy trình hoạt động quan trọng nhất để điều hành cộng đồng.
  • Quy trình hoạt động có thể bao gồm các công cụ và tài liệu khác nhau, bao gồm sơ đồ, lịch trình dự án và sách phát.

Tiếp tục tìm hiểu

Tìm hiểu thêm các bài học khác để tiếp tục nâng cao kiến thức nhé

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *